Planlæg studierejser


Der er ikke én rigtig måde at planlægge studierejser og grupperejser på, men der er en række forhold, som du som planlægger/rejseansvarlig skal være opmærksom på. Nedenfor har vi samlet en række gode råd, som du kan benytte dig af i planlægningen af studierejsen. God fornøjelse. Læs også mere om grupperejser og studierejser hos AlfA Travel.

1. Definér studierejsens rammer

Som noget af det første er det vigtigt at få defineret, hvilke rammer studierejsen skal afvikles indenfor. Der skal tages stilling til de økonomiske, faglige og tidsmæssige rammer. Hvornår skal rejsen foregå? Hvor mange forventes at deltage? Hvor længe skal I være afsted? Har studierejsen faglige mål - hvilke? Hvad er budgettet pr. person? Se også prisindikationer på forsiden hos AlfA Travel.

2. Overvej rejsemål

Udfra de overordnede rammer, som rejsen skal arrangeres indenfor, skal I til at overveje, hvilke rejsemål der kunne være relevante for jeres gruppe. Det er muligt at sikre sig et overblik over hvor langt budgettet rækker ved at undersøge studierejsebureauernes vejledende priser. AlfA Travel har lavet e supersøger, som kan lede jer frem til de relevante rejsemål - udfra faktorer som budget og rejsens faglige formål. Se supersøgeren her.

Husk at priserne er vejledende og vil afhænge af jeres rejseperiode og den generelle efterspørgsel i jeres rejseperiode. Hvis I rejser med fly, får I typisk de laveste priser, hvis I booker i meget god tid.

Hvis I har problemer med at finde et rejsemål, som kan opfylde studierejsens faglige formål, er det en god idé at kontakte et erfarent studierejsebureau – de bedste er i stand til at rådgive jer om mulighederne.

3. Bestil tilbud

Prisen for rejsen vil afhænge af en lang række faktorer, og derfor er det en god idé at indhente konkrete tilbud på jeres rejsemål og rejseperiode. Jo flere informationer rejsebureauet har til rådighed, jo mere konkret kan tilbudet blive. Husk at definere hvis du har specielle ønsker til indkvartering eller transport. Husk også at angive, hvis du ønsker priser på specielle arrangementer undervejs. Bestil fx tilbud på studierejsen her.

4. Vurder tilbud

Sammenlign de indhentede tilbud. Husk, at det ikke altid er prisen alene, du skal vurdere tilbudet udfra. Det er også vigtigt at tage rejsebureauets rejsebestemmelser i betragtning. Der er fx ofte stor forskel på størrelsen af depositum og betingelserne for afbestilling af deltagere. Der kan også være stor forskel på den rådgivning og service, bureauerne tilbyder.

5. Bekræft den ønskede rejse

Kontakt studierejsebureauet for at bekræfte den ønskede rejse. I nogle tilfælde kan bureauet bekræfte rejsen med det samme (fordi de har pladserne på hånden). I andre tilfælde skal pladserne først genbekræftes ved underleverandørerne, inden den endelige bekræftelse af arrangementet kan gives.

6. Betaling af depositum

De fleste bureauer kræver, at I ca. 10-14 dage efter bekræftelsen af arrangementet indbetaler et depositum for at fastholde reservationen. Som tidligere nævnt varierer størrelsen af depositummet meget fra bureau til bureau. Det er vigtigt at fristen for indbetaling af depositum overholdes, da bureauet ellers er berettiget til at annullere rejsen. Samtidig med indbetalingen af depositum indsendes navneliste.

Hvis nogle af rejsedeltagerne ønsker at tegne afbestillingsforsikring skal præmien for dette indbetales sammen med depostitummet. Læs mere om mulighederne for afbestillingsforsikring her.

7. Planlæg rejseprogram

Når selve studierejsen med transport og indkvartering er på plads kan I begynde at planlægge det specifikke rejseprogram. Hos flere studierejsearrangører har rejsekonsulenterne stor viden om de enkelte rejsemål, og I kan bruge denne som sparringspartner i processen. Internettet er også en væsentlig kilde til information i denne fase.

8. Rejseforsikring

Husk at bede rejsedeltagerne om at tage stilling til, hvordan de forsikringsmæssigt er dækket ind under rejsen. Hvis du rejser med rejsedeltagere under 30 år, er der mulighed for at tegne en meget billig rejseforsikring i form af en rejseforsikring med 40% rabat. Præmien for denne forsikring er helt ned til kr. 47,- pr. person, hvis I rejser i 4 dage/3 nætter.

Vær også opmærksom på, at hjemtransport ikke længere er dækket ind via den offentlige rejsesygesikring.

9. Rejsedokumenter fremsendes

Rejsearrangører fremsender gruppens rejsebeviser til gruppelederen. Det er vigtigt at tjekke rejsedokumenterne grundigt igennem ved modtagelsen, så evt. fejl kan blive rettet. Vær specielt opmærksom i forbindelse med flyrejser, hvor deltagernes navne på flybilletter skal være identiske med navne ifølge pas.
Seneste nyt
5.10.18
Finansiering af studierejsen
Der er mange muligheder for at tjene lidt ekstra penge til jeres studierejse.

Studierejser.dk / AlfA Travel  |   Nygade 5  |   7500  Holstebro  |   7022 8870  |   info@alfatravel.dk